Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen im Tiefbau – Voraussetzungen & Bedingungen

Ausschreibungen stellen eine sichere Auftragsquelle und die öffentliche Hand ein zuverlässiger Auftraggeber mit einem immensen Beschaffungsvolumen dar. Da alle öffentlichen Auftraggeber an das Vergaberecht und seine Vorschriften gebunden sind, werden öffentliche Aufträge in der Regel ausgeschrieben. Das Vergaberecht regelt dabei genau wie die Ausschreibung und Vergabe des Auftrags ablaufen soll. Dabei müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden, damit Sie von diesen profitieren können. Worauf Sie genau achten müssen und welche Bedingungen es gibt, möchten wir Ihnen im folgenden Artikel erläutern.
 

Handwerksunternehmen nimmt an Ausschreibung teil
Wer kann sich auf öffentliche Ausschreibungen bewerben?

Im Prinzip kann sich jeder Unternehmer oder Handwerker auf öffentliche Ausschreibungen bewerben, wenn er die geforderte Dienstleistung oder Tätigkeit anbietet. Besonders kleine und mittelständige Unternehmen können von öffentlichen Ausschreibungen profitieren und attraktive Aufträge erhalten, wenn Sie bestimmte Regeln beachten.

Angebotserstellung

Um bei einer öffentlichen Ausschreibung im Tiefbau ein erfolgversprechendes Angebot abzugeben, ist eine gute Vorbereitung, Planung und Nachbereitung zu empfehlen. Jede Phase im Ausschreibungsprozess birgt gewissen Risiken, die zu einem Ausschluss führen können. Aus diesem Grund ist es wichtig sehr strukturiert vorzugehen und vor der Abgabe alle Unterlagen nochmals zu prüfen. Im Folgenden listen wir die verschiedenen Phasen bis zur Angebotserstellung auf, um Ihnen einen Überblick zu geben, welche Phase besonders wichtig ist.

Präqualifikation

Durch Präqualifikationen können Sie sich wertvolle Zeit bei der Angebotserstellung und im Verfahren der Ausschreibung sparen. Dies ist besonders dann hilfreich, wenn Sie interessante Aufträge gefunden haben und sich kurzfristig bewerben möchten.

Welche Vorteile hat eine Präqualifizierung?

Die Präqualifikation dient dazu, die Feststellung der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit zu standardisieren und zu vereinfachen. Innerhalb der Baubranche existiert ein Verein für die Präqualifizierung von Bauunternehmen, der eine öffentliche webbasierte Datenbank unterhält, in der alle registrierten Unternehmen, Handwerker, Zulieferer und Dienstleister gefunden werden können. Die qualifizierenden Daten können jedoch nur von den Vergabestellen, die die jeweilige Zertifikatsnummer kennen, eingesehen werden. Die Registrierung für Betriebe kostet ca. 400-700 Euro pro Jahr und ist abhängig vom Aufwand der anerkannten Präqualifizierungsstellen. Eine Präqualifizierung in den Bereichen PQ-VOB oder PQ-VOL kann zwar nicht immer alle denkbaren Nachweise abdecken, da die verschiedenen Projekte zu unterschiedlich sind, jedoch kann ein Großteil der Vorarbeit eines Vergabeverfahren einmalig erledigt werden. Somit werden Fehlerquellen deutlich reduziert und Sie können auch kurzfristig an besonders lukrativen Ausschreibungen teilnehmen.

Bewerbung

Wenn die Rahmenbedingungen einer Ausschreibung passen, können Sie auf Wunsch einen Teilnahmeantrag einreichen. So kann in einigen Fällen Ihre Eignung schon vorab geprüft werden. Ansonsten können Sie auch die vollständigen Unterlagen anfordern, um sich auf den Auftrag zu bewerben.

Angebotserstellung

In der Angebotsphase ist es sehr wichtig, die Angebotsdokumente genau durchzulesen, denn hier geschehen die meisten Fehler, die eine Bewerbung unzulässig machen. Achten Sie darauf alle Fragen ausführlich zu beantworten und keine Unterlagen zu vergessen. Haben Sie alles ausgefüllt und alle Unterlagen zusammen, ist es hilfreich, das Angebot noch einmal zu überprüfen.

Angebotsabgabe

Ihr Angebot sollte auf dem geforderten Weg, digital oder postalisch, versendet werden. Verschicken Sie Ihr Angebot postalisch, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Umschlag fest verschlossen ist.

Rechtsnormen zu Ausschreibungen
Die formelle Prüfung

Wenn Sie Ihr Angebot auf dem geforderten Weg einreichen ist es wichtig, dass Ihre Dokumente der formellen Prüfung standhalten, um an der Ausschreibung teilzunehmen. Halten Sie daher folgende formelle Richtlinien ein:

  • Ordnungsgemäßes Verschließen der postalisch zugestellten Dokumente
  • Abgabe des Angebots innerhalb der Abgabefrist
  • Richtige Kennzeichnung der Angebote
  • Richtigkeit von Kalkulationen und Preisangaben
  • Vollständigkeit der Unterlagen und Nachweise
  • Unterschrift auf Dokumenten

Zudem sollten keine nachträglichen Korrekturen an den eigenen Angaben vorgenommen oder die Vergabeunterlagen verändert werden. Unzulässige Nebenangebote oder eine mehrfache Beteiligung des Unternehmens sorgen zudem zu einem Ausschluss am Ausschreibungsverfahren.

Eignungsprüfung des Bieters

Die öffentliche Hand stellt einige Anforderungen an die Teilnehmer des Vergabeverfahrens, um sicherzustellen, dass die Unternehmen auch in der Lage sind die Aufträge zu bearbeiten:

Anforderung Fachkunde

Unternehmen müssen die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten besitzen, um den ausgeschriebenen Auftrag zu bearbeiten. Diese können durch Meister- oder Gesellenbriefe, Berufs-, Handelsregister- und Handwerksrollenauszüge, Eigenerklärungen, Zertifikate und/oder Referenzen nachgewiesen werden.

Anforderung Leistungsfähigkeit

Je nach Umfang des Auftrags muss das Unternehmen, die personellen, finanziellen und technischen Mittel zur Verfügung stellen können. Dementsprechend sollten bei der Bewerbung, die Auskünfte über die Umsatzangaben, technischen Gegebenheiten und Anzahl der Beschäftigten nicht fehlen und zu dem Auftrag passen.

Anforderung Zuverlässigkeit

Öffentliche Aufträge sollen an zuverlässige Unternehmen vergeben werden. An einer Ausschreibung teilnehmende Unternehmen müssen daher umfänglich ihre jetzige Situation sowie zukünftige Zuverlässigkeit nachweisen. Dies kann in Form von polizeilichen Führungszeugnissen, Auskünfte über ordentlich abgeführte Steuern und Abgaben oder einer Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes oder Konformitätsbescheinigung erfolgen. Vor einer Teilnahme sollten Sie zudem prüfen, ob Ihr Unternehmen auch über die zeitlichen Ressourcen verfügt, um den Auftrag zu bestreiten. In manchen Fällen kann es hilfreich sein, eine Verfügbarkeitserklärung abzugeben.

Die Wertung

Wenn die Angebotsfrist abgelaufen ist, beginnt die Vergabestelle alle eingegangenen Gebote, nach den oben genannten Kriterien, zu sichten. Nach Zuschlagserteilung und Bekanntmachung müssen Mitbewerber unverzüglich, spätestens binnen 15 Kalendertagen unterrichtet werden. Den Bewerbern sind die Gründe für die Ablehnung des Angebots bzw. der Bewerbung mitzuteilen. Haben Sie den Verdacht, dass eine Prüfung nicht entsprechend der Richtlinien abgelaufen ist, können Sie bei den Nachprüfungsstellen wie z. B. Kammern eine Beschwerde einreichen.

Wenn Sie die genannten Bedingungen einhalten wird einer erfolgreichen Teilnahme an Ausschreibungen im Tiefbau nichts mehr im Wege stehen. Viel Erfolg bei der nächsten Ausschreibung!

InfoBau Redaktion

Auf Basis der Erfahrung von über 15 Jahren täglicher Analyse der Bauwirtschaft in Deutschland und Österreich schreibt die Redaktion von InfoBau für Sie Ratgeber-Inhalte um Sie über verschiedene Fragestellungen und Problemstellungen rund um den Tiefbau aufzuklären.